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ビジネスにおける名刺交換の基本について、わかりやすく解説

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はじめてお客様や取引先の方と顔を合わせたとき、一番最初におこなう大切なこと。それが名刺交換です。ビジネスパーソンにとって名刺は「顔」のようなものであり、名刺交換は相手に自分を知ってもらうための第一歩になります。

 

それほど大切なビジネスマナーである「名刺交換」ですが、正しいやり方を正確には知らない、という人も多いのではないでしょうか。とりあえず名刺を交換できれば目的を果たせ、自分のやり方が失礼だったかどうかは相手にしかわからないことなので、「やっているうちに正しいやり方を覚える」という類のものではありません。

 

間違ったやり方を続けてしまって、知らないうちに損をし続けているという人もいるかもしれません。他人からの評価は第一印象で決まるとよく言われているように、名刺交換で失礼があったばかりに「2回目」がないことさえ有り得るのがビジネスです。

そこで今回は、日頃当たり前のようにやっているがゆえに、なかなか見直す機会のない名刺交換の正しいやり方・注意すべきマナーについて、紹介していきたいと思います。

 

 

名刺交換の順番

 

 名刺交換は、その状況や人数構成に応じた正しい順番でおこなうことが重要になります。

 

1対1で名刺交換をする場合

 

目下の人から目上の人に対して先に名刺を差し出す、というのが名刺交換の基本中の基本です。ビジネスにおける目上・目下とは、社会的地位や年齢などに関わらず、
お金を出す側(発注側)が目上
お金を貰う側(受注側)が目下

となります。つまり何らかの営業活動をするうえでは、名刺は常に自分から先に差し出すことになります。

 

営業以外の場面では、地位が高い人より低い人、訪問先より訪問者のほうが目下になると覚えておきましょう。

 

複数で名刺交換をする場合

 

目上の人から順に名刺交換をはじめることになります。

 

例えば、

自社 :あなた、課長、部長
 訪問先:担当者、担当者の上司

という5人が名刺交換をする場合は、まず訪問先が目上となり、自社の中での目上・目下の順は役職で決まります。

そのため順番としては、

 

1.自社の部長と担当者の上司
2.自社の部長と担当者
3.自社の課長と担当者の上司
4.自社の課長と担当者
5.あなたと担当者の上司
6.あなたと担当者

 

 が正しいものになります。

実際の動き方としては、担当者の上司の前に自社の3人が並び、その上司との名刺交換を終えたら順に担当者の人と名刺交換をする、という流れになると思います。

 

 

名刺交換の際、特に注意しなければいけないマナーには以下のようなものがあります。

 

名刺を交換しやすい位置に立つ

 

名刺交換は必ず立っておこないます。座って待機していた場合、相手の姿が見えたらすぐに立ち上がって出迎えます。そして最初の挨拶を交わした後は、名刺交換をしやすい距離に移動します。

このとき注意しなければいけないのが、名刺交換をテーブル越しでおこなわないこと。テーブルを回り込むなどして相手の側へ移動してください。

自社側が複数名の場合は、正しい順番で交換できるように素早く並ぶようにしておきます。

 

名刺を準備する

 

名刺入れを取り出し、胸の高さの位置で持ちます。複数の相手と名刺交換をする場合は、あらかじめ自分の名刺を名刺入れから相手の人数分取り出しておき、名刺入れのフタや下に置いておきましょう。

 

名刺を差し出す

 

目下のほうから先に「A社のBと申します」と社名と名前を名乗り、軽くお辞儀をしてから名刺交換をはじめます。

名刺は胸の高さで持ち、両手で手渡すようにします。名刺の向きは、文字が相手から見て読みやすい向きにしてください。

また、名前はフルネームを言うのがより丁寧とされます。読みにくい名前であればゆっくりと名乗りましょう。

名刺交換のときは、つい手元のほうに目線を落としてしまいがちなので、自然な笑顔で相手の目を見ながら名刺を差し出すようにしよう、という意識が必要です。

 

名刺を受け取る

 

名刺を受け取るときも、黙って受け取ってはいけません。

「頂戴いたします」などと言いながら、必ず両手で受け取ってください。

相手の会社のロゴや氏名などに自分の指がかからないように注意も必要です。受け取った後は、胸の高さより下におろさないようにしてください。

 

相手の前で名刺を見るときも、自分の胸より高い位置で見るようにします。そして、「○○様ですね」と相手の名前を名刺を見ながら復唱し、確認しましょう。読み方が分からなければ、このタイミングで聞いておく分には失礼にはあたりません。

 

受け取った名刺をすぐに名刺入れにしまったりテーブルに置いたりすると、あまり印象が良くありません。受け取ったら、まずはその場で軽く名刺を見るようにしましょう。また、名刺交換後の話の最中に、相手の名刺を不必要に触ってはいけません。

 

相手に先に名刺を差し出された場合

 

目上の人から先に差し出された場合は「失礼いたしました」と言ってすぐに自分の名刺を差し出すようにしてください。そのとき、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出しましょう。

そして目上の人が受け取った後に、目下の人が受け取るようにしてください。目上の人より先に名刺を受け取るのは失礼にあたります。

 

相手が名刺を差し出すのに手間取っているとき

 

相手が名刺を差し出す準備ができていない場合は、相手の準備が整うまでは、こちらも名刺を差し出さずに待機しておくようにしましょう。相手を焦らせないための配慮になります。

 

複数の人と名刺を交換する場合

 

最初の相手から名刺を受け取った後、次の相手との名刺交換をはじめる前に、最初の相手の名刺は名刺入れのフタや下に移動させてください。名刺入れの上で複数の人の名刺を重ねないようにします。

 

名刺の同時交換

 

名刺交換の際に起こりがちなのが、「自分が先に名刺を受け取ると、相手を目下とみていることになってしまう」という考えから、なかなかお互いが名刺を受け取らないという状況になってしまうことです。

それを避けるため、最近では名刺を同時に交換するほうが主流となってきました。その場合の手順は以下のようになります。
1.胸の前で、名刺入れを枕にして、両手で名刺を持ちます。
2.自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺入れにのせてください。同時に、左手で相手の名刺を、自分の名刺入れの上にのせて受け取ってください。お互い右手で差し出し、左手で名刺入れの上で受けとる形です。
3.相手が左手でこちらの名刺を持ったら、自分の空いた右手を相手の名刺に添えてください。これで相手の名刺を両手で受け取る形になります。そしてそのまま自分の胸の前に引き寄せてください。


名刺を並べる

 

自分から見て左斜め前に相手の名刺を置きます。1対1の名刺交換であれば、テーブルの上には直接置かず、自分の名刺入れの上に載せます。

複数の人と名刺交換をした場合は、役職の一番高い人の名刺を名刺入れの上に載せ、その他の人の名刺はテーブルの上に載せましょう。

多人数の場合は、名刺入れの上には名刺を置かず、すべての名刺をテーブルに並べましょう。順番も役職順ではなく、(自分から見た)相手の座席順に並べるのが良いでしょう。

テーブル上に書類などが広がっており、名刺を置くスペースがない場合は、「頂戴いたします」などと軽く一礼してから名刺入れにしまうようにします。

 

 
名刺を名刺入れにしまう

 

名刺をしまうタイミングは、その場の雰囲気によって判断してください。相手がまだ名刺を出しているのに、自分だけ先にしまうのは失礼になります。名刺をしまうタイミングは周りの人に合わせましょう。

 

名刺を管理する

 

名刺には、相手の連絡先や所属部署などの大切な会社情報が記載されています。名刺フォルダなどに入れて大切に保管してください。

名刺交換をした日付、相手の特徴、どのような内容だったかなど、次回以降に役立てられるような情報は、名刺の裏側にメモをしておくと良いでしょう。もちろん本人の目の前でメモをするのは失礼になるので、帰社した直後など記憶が明瞭なうちにおこないましょう。

最近では名刺管理ソフトなど全員の名刺情報を一括管理できるシステムを導入している企業も多いので、その場合はそちらへの入力を忘れないようにしてください。

また、不要になった名刺については、捨てるのではなくシュレッダーにかけるなどの配慮が必要です。

 

名刺が不足した!

 

外出前や来客前には、あらかじめ余裕を持った枚数を用意しておくのが当然です。

万が一名刺が足りなくなってしまった場合は、「申し訳ございません、いま名刺を切らしておりまして」と素直にお詫びをし、相手の名刺を受け取る際には口頭で社名と名前を告げます。そして次回に会うときは、必ず自分から名刺を渡すよう心がけましょう。

もちろん、このようなことのないよう、名刺の数は常に余裕をもって用意しておくことが大切です。出張や会議の際などは特に注意してください。

 

まとめ

 

いろいろと細かい決まり事が多くて面倒だ、と思う人もいるかもしれません。しかし、ビジネスパーソンにとっての名刺はやはり「顔」です。

まず大切なのは、相手の名刺を、相手自身と同じように丁寧に取り扱おうとする気持ちです。そして順番などについては、目上の人を最優先し、身内よりも外の人を上として扱う、というところを意識することです。

名刺交換に限らず、ビジネスマナーとして定着している習慣の背景にあるのは、相手のことを敬う気持ちです。

相手を敬いビジネスマナーを守ることで、好感をもたれるビジネスパーソンを目指しましょう。